COMPLIANCE: Basis unseres Geschäfts
Das Geschäft der telcas GmbH beruht auf Integrität, Wertschätzung und der Einhaltung von Gesetzen. Compliance ist daher für uns von maßgeblicher Bedeutung.
Compliance heißt auf gut deutsch, sich klar an Regeln zu halten und das Richtige zu tun (CoC). Bei der telcas GmbH bedeutet Compliance die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, unternehmensinterner Richtlinien und ethischer Grundsätze.
Das gesamte Geschäft der telcas GmbH beruht auf diesen Grundsätzen. Es sind alle gefragt, danach zu handeln. Davon profitiert das Unternehmen selbst, seine Mitarbeitenden, Kund*innen, Lieferant*innen.
Organisationsstruktur Compliance: Risiken vermeiden – Unternehmenserfolg sichern
Um stets für integres und rechtskonformes Verhalten zu sorgen und um Compliance-Risiken erfolgreich zu begegnen, gibt es bei der telcas ein ganzheitliches Compliance-Management-System (CMS). Die Verantwortung für dieses CMS ist auf oberster Führungsebene angesiedelt. Der Compliance Bereich der telcas GmbH gibt Beschäftigten Orientierung und stellt Mechanismen und Werkzeuge bereit, mit denen Verstöße vermieden, aufgedeckt und verfolgt werden. Die konzernweite Ausgestaltung, Weiterentwicklung und Umsetzung des CMS obliegt der Geschäftsführung der telcas GmbH. Ihr Auftrag ist es, das Compliance-Management-System und die Compliance-Ziele vor Ort umzusetzen.
Die Compliance-Ziele sind wichtige Erfolgsfaktoren, damit sich unsere Mitarbeiter an unsere Regeln halten.
Das sind die Kernelemente unseres Compliance Management Systems:
Vorbeugen
Wir setzen vor allem darauf, potentiellem Fehlverhalten vorzubeugen. Durch Trainings und innovative Maßnahmen wie interaktive Diskussionsformate fördern wir das Bewusstsein für Compliance bei unseren Mitarbeitern.
Darüber hinaus steht Mitarbeitern das Beratungsangebot „AskMe“ zur Verfügung. Dort erhalten sie Tipps und Hilfe, um sich in unsicheren Situationen richtig zu verhalten.
Erkennen
Die telcas GmbH nimmt jeden Hinweis auf potenzielle Compliance-Verstöße ernst. Die Angaben werden streng vertraulich von der Geschäftsführung recherchiert und überprüft. Unsere Geschäftsprozesse gestalten wir zudem durch regelmäßige Audits sicher und transparent.
Reagieren
Bei uns gibt es klare Regeln, was erlaubt ist und was nicht. Regel- und wertekonformes Verhalten wird wertgeschätzt – Fehlverhalten hingegen wird nicht toleriert. Wir gehen Fehlverhalten konsequent nach und sanktionieren angemessen.
Code Of Conduct
1 Unternehmensführung
Die telcas GmbH hält alle rechtlichen und gesetzlichen Vorschriften zur Leitung und Überwachung von Unternehmen sowie die international anerkannten Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung ein.
2 Geschäftsbeziehungen
Vertrauen und Fairness in geschäftlichen Entscheidungen bestimmen den Umgang mit den Geschäftspartnern der telcas GmbH. Private Interessen und persönliche Vorteile der Beschäftigten beeinflussen die geschäftlichen Entscheidungen nicht.
2.1 Aktive Korruption
Um das Vertrauen von Kunden, Geschäftspartnern, Inhaber und der Öffentlichkeit zu erhalten, lehnt die telcas GmbH jegliche Form korrupten Verhaltens entschieden ab und vermeidet bereits den bloßen Anschein hiervon. Konkret bedeutet das: Die Beschäftigten der telcas GmbH dürfen weder Angehörigen des öffentlichen Bereichs noch Entscheidungsträgern in privatwirtschaftlichen Unternehmen im In- und Ausland Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren, um ein für die telcas GmbH günstiges Verhalten oder eine günstige Entscheidung zu erreichen. Hierauf müssen die Beschäftigten der telcas GmbH auch bei Geschenken sowie Einladungen zu Geschäftsessen und zu Veranstaltungen achten.
2.2 Passive Korruption
Die Beschäftigten der telcas GmbH lassen sich keine Vorteile versprechen oder anbieten und sie nehmen keine Vorteile an, wenn dadurch beim Vorteilsgeber der Anschein erweckt werden kann oder wird, dass Beschäftigte hierdurch in geschäftlichen Entscheidungen beeinflussbar seien. Zudem fordern die Beschäftigten der telcas GmbH niemals einen persönlichen Vorteil für sich oder einen Dritten ein.
2.3 Öffentliche Aufträge
Der öffentliche Sektor ist ein wichtiger Kunde der telcas GmbH. Die Beschäftigten der telcas GmbH beachten und befolgen die Regeln zur Vermeidung unerlaubter Beeinflussung im öffentlichen Ausschreibungsverfahren und zur Sicherstellung eines fairen Wettbewerbs.
2.4 Handelskontrollen
Die telcas GmbH hat internationale Geschäftsbeziehungen. Somit ist sie aktiv am internationalen Dienstleistungsaustausch beteiligt und unterstützt den freien Welthandel. Relevante Handelskontrollen und die geltenden Vorschriften zur Import- und Exportkontrolle sowie zu Embargos hält die telcas GmbH dabei ein.
2.5 Einkauf
Der Einkauf der telcas GmbH sowie die von ihm ermächtigten Stellen sind dafür verantwortlich, Dienstleistungen zu optimalen Konditionen zum Nutzen der telcas GmbH kompetent zu beschaffen. Er agiert in Übereinstimmung mit dem jeweils geltenden Recht und Gesetz der Länder, in denen die telcas GmbH tätig ist. Eine Umgehung des Einkaufs kann zu Nachteilen für die telcas GmbH führen. Daher ist der Einkauf für sämtliche Einkaufsaktivitäten zuständig.
2.6 Lieferanten
Die telcas GmbH pflegt vertrauensvolle und faire Geschäftsbeziehungen zu ihren Lieferanten. Umgekehrt erwartet die telcas GmbH von ihren Lieferanten, dass sie der telcas GmbH mit dem gleichen Respekt und der gleichen Integrität begegnen, die die telcas GmbH ihnen entgegenbringt. Häufig sind Lieferanten auch Kunden. Hieraus zieht die telcas GmbH keine unlauteren Vorteile und trennt grundsätzlich die Beschaffungs- und die Verkaufsseite. Koppelungsgeschäfte sind durch die jeweils zuständigen Einkaufsverantwortlichen genehmigungspflichtig.
2.7 Wettbewerb
Die telcas GmbH und ihre Beschäftigten bekennen sich zu fairem Wettbewerb in allen geschäftlichen Beziehungen. Sie stellen sicher, dass mit Wettbewerbern, Kunden und Lieferanten keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen über Preise, Markt oder Gebietsaufteilungen getroffen werden. Dies gilt insbesondere im Rahmen von Ausschreibungen. Unternehmerische Entscheidungen werden unabhängig und ohne den Austausch sensitiver Informationen mit Wettbewerbern getroffen. Die telcas GmbH verbreitet weder falsche Informationen über Produkte und Leistungen von Wettbewerbern noch strebt sie auf andere unlautere oder missbräuchliche Weise Wettbewerbsvorteile an.
2.8 Transparente Finanzberichterstattung
Die Finanzberichterstattung erfolgt in Übereinstimmung mit den lokalen und ggf. internationalen Rechnungslegungsvorschriften und bildet die tatsächlichen Ver-hältnisse der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der telcas GmbH ab.
2.9 Spenden
Als verantwortungsvolles Mitglied der Gesellschaft nimmt die telcas GmbH in den Ländern, in denen sie tätig ist, soziale Verantwortung wahr. Auf Grundlage der jeweiligen Rechtsordnung und interner Richtlinien und Regelungen sowie der eigenen wirtschaftlichen Möglichkeiten ist die telcas GmbH vielfältiger Förderer von Bildung, Wissenschaft, Kultur, sozialer Anliegen, Sport und Umweltschutz. Diese Förderungen erfolgen durch Kooperationen, Geld- und Sachspenden sowie Dienstleistungen. Die telcas GmbH gewährt keine Spenden, um geschäftliche Vorteile zu erhalten. Spenden an Einzelpersonen, auf Privatkonten und an Personen oder Organisationen, die den Interessen oder dem Ruf der telcas GmbH schaden können, werden nicht gewährt.
2.10 Politische Beiträge
Die telcas GmbH spendet Parteien und Mandatsträgern kein Geld und gewährt ihnen auch keine geldwerten Zuwendungen, die über das rechtlich und gesetzlich Zulässige hinausgehen.
2.11 Geldwäsche
Die telcas GmbH ergreift alle erforderlichen Maßnahmen, um Geldwäsche in ihrem Einflussbereich zu unterbinden.
3 Vermeidung von sonstigen Interessenkonflikten
3.1 Nebentätigkeit
Nebentätigkeiten dürfen den Interessen der telcas GmbH nicht entgegenstehen, das gilt beispielsweise und insbesondere für Nebentätigkeiten für Wettbewerber.
4 Private Nutzung von Firmeneigentum
Die private Nutzung von Firmeneigentum ist nur erlaubt, wenn individualrechtliche, kollektivrechtliche oder betriebliche Regelungen beziehungsweise die betriebliche Praxis dies vorsehen.
5 Umgang mit Informationen
5.1 Datensicherheit
Die Sicherheit von Daten ist für die telcas GmbH von überragender Bedeutung. Die Datensicherheit beeinflusst den Geschäftserfolg und das öffentliche Ansehen. Daher schützt die telcas GmbH Unternehmensdaten, Kunden-, Geschäftspartner- und Beschäftigtendaten mit allen zur Verfügung stehenden geeigneten und angemessenen technischen und organisatorischen Mitteln vor unberechtigtem Zugang, unbefugter und missbräuchlicher Verwendung, Verlust und vorzeitiger Vernichtung. Dies geschieht unter Wahrung des jeweiligen Rechtsrahmens und der nationalen Gesetze sowie interner Richtlinien und Regelungen.
5.2 Datenschutz
Die telcas GmbH weiß um die hohe Sensibilität der ihr anvertrauten persönlichen Daten ihrer Kunden, Geschäftspartner, Beschäftigten und schützt diese durch einen sorgfältigen und verantwortungsbewussten Umgang. Die telcas GmbH ergreift eine Vielzahl von technischen und organisatorischen Maßnahmen, die darauf zielen, die Vertraulichkeit von persönlichen Daten sicherzustellen. Jeder Einzelne ist im Rahmen seiner Aufgaben verantwortlich, ein hohes Schutzniveau in der telcas GmbH zu gewährleisten. Die Beschäftigten der telcas GmbH halten sich konsequent an die Datenschutzbestimmungen und respektieren und beachten insbesondere die um-fassenden Rechte der Personen, deren Daten sie erheben, verarbeiten und nutzen.
5.3 Allgemeine Verschwiegenheit
Neben den technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz ist jeder Beschäftigte der telcas GmbH verpflichtet, die betrieblichen Belange zu schützen. Informationen aus der telcas GmbH (heraus) und über die telcas GmbH werden aus diesem Grund ausschließlich an berechtigte Empfänger kommuniziert. Das gilt für interne und externe Empfänger. Ebenfalls achtet die telcas GmbH auf die Vertraulichkeit von Informationen und schützt Geschäftsdokumente vor Einblick unberechtigter Personen.
5.4 Insiderinformationen
Um das Vertrauen der Anleger in die Funktionsfähigkeit des Kapitalmarktes zu schützen, achten die Beschäftigten der telcas GmbH die Regeln über den Umgang mit Insiderinformationen unserer Kunden und Lieferanten, insbesondere die Pflichten zur Verschwiegenheit, das Verbot von Empfehlungen und das Verbot von Insidergeschäften.
6 Einhaltung der Verhaltensanforderungen
Die telcas GmbH erwartet von all ihren Geschäftsführern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie sich im Sinne des Code of Conduct verhalten.
Verstöße gegen Verhaltensanforderungen, Rechtsvorschriften, interne Richtlinien und Regelungen können nicht nur für den Einzelnen persönlich, sondern auch für die telcas GmbH schwerwiegende Folgen haben. Daher wird vorwerfbares bewusstes Fehlverhalten nicht toleriert.
Solches Fehlverhalten und Verstöße sanktioniert die telcas GmbH im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen konsequent und ausnahmslos ohne Berücksichtigung von Rang und Position der handelnden und betroffenen Person.
Um ein Bewusstsein zu schaffen, auf Fehlverhalten und Verstöße hinzuweisen, schafft die telcas GmbH ein Klima und eine Kultur, die frei von Ängsten vor negativen Konsequenzen ist, wenn solche Hinweise gemeldet werden.
